Checkliste: Gesundheitsbenefits rechtssicher implementieren

Gesundheitsbenefits bieten viele Vorteile – aber nur, wenn sie korrekt und gesetzeskonform umgesetzt werden. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beachten müssen:

Gesetzliche Anforderungen:
- 14,6 % Krankenversicherungsbeiträge.
- Datenschutz gemäß DSGVO (z. B. Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ab 20 Mitarbeitern).
- Rechte wie Lohnfortzahlung und Urlaubsanspruch.
Planung:
- Mitarbeiterbefragung: Bedürfnisse analysieren (z. B. kulturspezifische Angebote für ausländische Mitarbeiter).
- Budgetierung: Externe Anbieter wie Morgen bieten Modelle ab 11,90 € pro Mitarbeiter/Monat an.
- Auswahl der Benefits: Telemedizin, Prävention, Zusatzversicherungen.
Umsetzung:
- Betriebsvereinbarungen mit dem Betriebsrat abschließen.
- Plattformen auswählen (DSGVO-konform, benutzerfreundlich).
Compliance und Kontrolle:
- Regelmäßige Datenschutz- und Steuerprüfungen.
- Dokumentation und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Kurz gesagt: Mit klarer Planung, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und gezielter Kommunikation können Sie Gesundheitsprogramme erfolgreich und rechtssicher umsetzen.

Deswegen sind Gesundheits-Benefits so wichtig!

Gesetzliche Anforderungen für Gesundheitsleistungen

Betriebliche Gesundheitsleistungen in Deutschland unterliegen klaren gesetzlichen Regelungen.

Steuerliche Vorschriften für Gesundheitsleistungen

Arbeitgeber müssen 19,60 % des Bruttogehalts für Sozialversicherungsbeiträge leisten.

Beitragsart	Arbeitgeberanteil
Krankenversicherung	7,3 %
Pflegeversicherung	1,7 %
Rentenversicherung	9,3 %
Arbeitslosenversicherung	1,3 %

Datenschutzanforderungen

Der Umgang mit Gesundheitsdaten unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen. Diese Daten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 4 Nr. 15 DSGVO.

„personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer natürlichen Person, einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen, beziehen und aus denen Informationen über deren Gesundheitszustand hervorgehen“

Wichtige Datenschutzmaßnahmen umfassen:

Ab 20 Mitarbeitern: Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich
Vertraulichkeitsvereinbarungen: Für alle Mitarbeiter mit Zugang zu Gesundheitsdaten
Dokumentierte Prozesse: Für die Verarbeitung sensibler Daten

Diese Vorgaben beeinflussen die Gestaltung betrieblicher Gesundheitsprogramme und die Einhaltung der Rechte und Pflichten.

Rechte und Pflichten im Arbeitsverhältnis

Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben klare Rechte und Pflichten:

Lohnfortzahlung: Arbeitnehmer haben nach vier Wochen Beschäftigung Anspruch auf bis zu sechs Wochen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
Urlaubsanspruch: Bei einer 5-Tage-Woche stehen mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr zu.

Zusätzliche Schutzrechte gelten für bestimmte Gruppen:

Schwerbehinderte Mitarbeiter: Anspruch auf zusätzliche Urlaubstage.
Schwangere: Kündigungsschutz während der Schwangerschaft und bis vier Monate nach der Geburt.

Mit einem durchschnittlichen Bruttogehalt von 70.754 € in Deutschland bieten diese gesetzlichen Regelungen eine solide Grundlage für rechtssichere Gesundheitsprogramme.

Planung Ihres Gesundheitsbenefits-Programms

Mitarbeiterbefragung

Eine gründliche Bedarfsanalyse ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Gesundheitsprogramm. Laut Statistiken haben nur 47 % der Beschäftigten in den letzten zwei Jahren betriebliche Gesundheitsförderung in Anspruch genommen. Dabei ist es wichtig, die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeitergruppen zu berücksichtigen:

Mitarbeitergruppe	Besondere Anforderungen	Empfohlene Maßnahmen
Ausländische Mitarbeiter	22 % geringere Teilnahme an Gesundheitsangeboten	Mehrsprachige Kommunikation, kulturspezifische Angebote
Geringverdiener	Niedrigere Nutzungsquote	Kostengünstige Optionen, zusätzliche Unterstützung
Zufriedene Mitarbeiter	70 % höhere Programmnutzung	Ausbau bestehender erfolgreicher Angebote

Mit diesen Erkenntnissen können Sie gezielt planen und das Budget effizient einsetzen.

Budgetplanung

Die Kosten für Gesundheitsleistungen müssen sorgfältig kalkuliert werden. Für die gesetzliche Krankenversicherung gelten folgende Beiträge:

Grundbeitrag: 14,6 % des Bruttogehalts (bis zur Beitragsbemessungsgrenze von 5.175 € monatlich)
Durchschnittlicher Zusatzbeitrag 2024: 1,7 %

Wenn Sie auf externe Anbieter setzen, gibt es transparente Kostenmodelle, wie sie beispielsweise von Morgen angeboten werden:

Standard: 11,90 € pro Mitarbeiter/Monat (300 € Gesundheitsbudget)
Komfort: 19,70 € pro Mitarbeiter/Monat (600 € Gesundheitsbudget)
Premium: 25,60 € pro Mitarbeiter/Monat (900 € Gesundheitsbudget)

Auswahl der Benefits

Die Auswahl der Gesundheitsleistungen sollte sich an den identifizierten Bedürfnissen und dem verfügbaren Budget orientieren. Zu den bewährten Angeboten gehören:

Facharzttermin-Services
Telemedizinische Lösungen
Präventionsmaßnahmen
Zusatzversicherungen

Diese Leistungen sind nicht nur attraktiv für die Mitarbeiter, sondern auch steuerlich absetzbar, was das zu versteuernde Einkommen senken kann. Die durchschnittlichen Pro-Kopf-Ausgaben für Gesundheit liegen bei etwa 4.500 € jährlich. Ein gut durchdachtes Gesundheitsprogramm kann durch präventive Maßnahmen und effiziente Versorgung langfristig Kosten reduzieren.

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Implementierungsschritte

Betriebsvereinbarung und Mitbestimmungsprozess

Um Gesundheitsprogramme rechtssicher umzusetzen, muss der Betriebsrat aktiv eingebunden werden. In Unternehmen mit mindestens fünf Mitarbeitern ist ein Betriebsrat gesetzlich vorgeschrieben.

Phase	Maßnahmen	Rechtsgrundlage
Vorbereitung	Bereitstellung von Informationen für den Betriebsrat, Kostenkalkulation	§ 80 BetrVG
Verhandlung	Gemeinsame Erstellung der Betriebsvereinbarung	§ 87 BetrVG
Dokumentation	Schriftliche Festlegung und Unterzeichnung durch beide Parteien	§ 77 BetrVG
Umsetzung	Einhaltung einer dreimonatigen Kündigungsfrist bei Änderungen	§ 77 Abs. 5 BetrVG

Dieser Prozess schafft die Basis, um anschließend klare Richtlinien für das Gesundheitsprogramm zu entwickeln.

Programm-Richtlinien

Durch gut definierte Richtlinien wird der Erfolg des Gesundheitsprogramms sichergestellt:

Zugangsberechtigung: Legen Sie Teilnahme-Kriterien fest. Die BGF-Koordinierungsstelle kann hierbei unterstützend wirken.
Budgetierung: Nutzen Sie die zuvor besprochenen Budgetmodelle, um den finanziellen Rahmen zu bestimmen.
Dokumentationspflichten: Setzen Sie ein strukturiertes Reporting-System für alle Gesundheitsleistungen auf.

Plattform-Auswahl

Nach der Festlegung der Richtlinien erfolgt die Auswahl der geeigneten digitalen Plattform. Studien zeigen:

79 % der internationalen Mitarbeiter wünschen sich mehr Auswahlmöglichkeiten bei Benefits.
Digitale Tools für das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) sind besonders effektiv für dezentrale Standorte und Schichtarbeiter.

Wichtige Kriterien bei der Plattform-Auswahl:

DSGVO-Konformität und Datenschutz
Integration in bestehende HR-Systeme
Benutzerfreundlichkeit und mobile Zugänglichkeit
Messbare Ergebnisse für eine ROI-Analyse

"Wir messen neben der Krankheitsquote auch Aktivitäts- und Registrierungsraten bei machtfit. Dies erlaubt uns abzuleiten, welche Angebote für unsere Mitarbeiter besonders spannend sind." – Sarah Reuter, Health Manager bei TotalEnergies

"Unser Ziel war es, bis zum Jahresende eine Registrierungsquote von 50 % zu erreichen. Das haben wir jetzt locker übertroffen. Die Dashboards in der Plattform helfen uns sehr dabei, die aktuellen Zahlen im Blick zu behalten." – Jana Thiergart, Leiterin BGM bei Berliner Immobilienmanagement

Programm-Launch und Kommunikation

Mitarbeiterkommunikationsplan

Ein klarer Plan für die Kommunikation ist entscheidend, um Gesundheitsbenefits erfolgreich einzuführen. Die Informationen sollten klar, transparent und auf die Zielgruppe zugeschnitten sein.

Kommunikationsphase	Maßnahmen	Zeitrahmen
Vorabinformation	E-Mail-Ankündigungen, Intranet-Beiträge, Aushänge	8–12 Wochen vor Start
Launch-Phase	Kick-off-Events, digitale Infopakete	4 Wochen vor Start
Aktivierung	Regelmäßige Updates, Erfolgsgeschichten teilen	Fortlaufend

Ein besonders effektiver Ansatz ist der Einsatz von Gesundheitsbotschaftern aus verschiedenen Abteilungen. Diese Botschafter stehen als erste Ansprechpartner bereit und helfen ihren Kolleginnen und Kollegen, die neuen Angebote optimal zu nutzen. Wie in der Planung vorgesehen, spielt die Einbindung der Mitarbeiter eine zentrale Rolle.

Nach der Planung der Kommunikationsstrategie folgt die Umsetzung rechtssicherer Einwilligungsprozesse.

Rechtskonforme Einwilligungsprozesse

Die Einholung der Zustimmung von Mitarbeitern muss den Vorgaben der DSGVO und des BDSG entsprechen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

Informationspflicht: Die Mitarbeiter müssen genau wissen, welche Daten verarbeitet werden und warum.
Freiwilligkeit: Die Zustimmung darf nicht an arbeitsvertragliche Leistungen gekoppelt sein.
Widerrufbarkeit: Es muss eine einfache Möglichkeit geben, die Zustimmung jederzeit zu widerrufen.
Dokumentation: Alle Einwilligungen müssen lückenlos dokumentiert werden.

"Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an die Verarbeitung von Daten auf Basis einer Einwilligung. Ziel dieser Regelungen ist es sicherzustellen, dass der Einzelne versteht, wozu er seine Einwilligung erteilt."

Diese Prozesse schaffen die Grundlage, um Mitarbeiter gezielt zu schulen und ihnen den Einstieg in die Gesundheitsplattform zu erleichtern.

Mitarbeiterschulung

Die Schulungen sind so gestaltet, dass sie auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Zielgruppen eingehen. Sie umfassen drei Stufen: ein Basis-Training, ein vertieftes Training für HR-Teams und ein spezielles Briefing für Führungskräfte.

Basis-Training für alle Mitarbeiter
Ein digitales Onboarding-Paket führt die grundlegenden Funktionen der Gesundheitsplattform ein. Neue Nutzer erhalten Video-Tutorials und eine Einführung in die App, die einfach zu bedienen ist.
Vertieftes Training für HR-Teams
HR-Mitarbeiter benötigen detaillierte Kenntnisse, um die Plattform effektiv zu verwalten. Themen sind unter anderem:
- Nutzung der Verwaltungsoberfläche
- Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben
- Beantwortung häufig gestellter Fragen von Mitarbeitern
Führungskräfte-Briefing
Führungskräfte werden darauf vorbereitet, die Gesundheitsbenefits aktiv in ihre Teams zu integrieren. Dabei liegt der Fokus auf:
- Nutzen der Benefits in Mitarbeitergesprächen
- Erkennen und Überwinden von Hürden bei der Nutzung
- Motivation und Aktivierung des Teams

Die Schulungen müssen regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere bei Änderungen oder neuen Funktionen. Die Teilnahme an Pflichtschulungen, vor allem zu Datenschutzthemen, sollte stets dokumentiert werden.

Programm-Management

Compliance-Prüfungen

Regelmäßige Überprüfungen im Bereich Compliance sind entscheidend, um Gesundheitsprogramme erfolgreich umzusetzen. Ein gut durchdachter Prüfungsplan stellt sicher, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.

Prüfungsbereich	Häufigkeit	Zuständig
Datenschutz-Audit	Vierteljährlich	Datenschutzbeauftragter
Steuerrechtliche Prüfung	Halbjährlich	Finanzbuchhaltung
Betriebsvereinbarungen	Jährlich	HR & Betriebsrat
Dokumentationspflichten	Monatlich	HR-Management

Zusätzlich sollten Unternehmen Meldekanäle gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz einrichten. Seit Dezember 2023 sind auch kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden dazu verpflichtet. Bei Nichteinhaltung drohen Bußgelder.

Nutzungsanalyse

Nach der rechtlichen Kontrolle folgt die Auswertung der tatsächlichen Nutzung des Programms, um dessen Erfolg und Akzeptanz zu beurteilen.

Dabei ist es wichtig, die Analyse DSGVO-konform durchzuführen. Der Grundsatz der Datensparsamkeit spielt hier eine zentrale Rolle: Es dürfen nur Daten gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Für eine gezielte Nutzungsanalyse bieten sich folgende Maßnahmen an:

Anonymisierte Nutzungsstatistiken:
- Nutzungsquote der bereitgestellten Benefits
- Häufig genutzte Gesundheitsleistungen
- Durchschnittliche Ausschöpfung des Budgets
Feedback-Management:
- Regelmäßige anonyme Befragungen der Mitarbeitenden
- Digitales Vorschlagswesen
- Analyse von Support-Anfragen

Neben der Analyse der Nutzung sollten rechtliche Entwicklungen stets im Auge behalten werden.

Rechtliche Updates

Die Überwachung rechtlicher Änderungen ist ein kontinuierlicher Prozess. Die BGF-Koordinierungsstelle der Krankenkassen bietet hierzu gesetzlich geregelte Beratung und Unterstützung an.

Besonders relevante aktuelle Änderungen umfassen:

Anpassungen des Entgelttransparenzgesetzes durch die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz.
Regelmäßige Aktualisierungen der Datenschutz-Folgenabschätzungen bei Änderungen in der Datenverarbeitung.
Fortlaufende Anpassung technischer und organisatorischer Maßnahmen.
Enge Zusammenarbeit zwischen HR-Management und Unternehmensführung, um ein effektives Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) sicherzustellen.

Zusammenfassung

Basierend auf den dargestellten gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben liefert die folgende Übersicht die wichtigsten Punkte, die für eine rechtssichere Planung und Umsetzung von Gesundheitsleistungen zu beachten sind.

Bereich	Anforderungen	Verantwortliche Stelle
Grundlegende Registrierung	Betriebsnummer, Anmeldung bei der Sozialversicherung und der gesetzlichen Unfallversicherung	Personalabteilung
Rechtliche Basis	Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen, Steuerrecht	HR & Rechtsabteilung
Beitragssätze	Krankenversicherung (14,6 %), Rentenversicherung (18,6 %), Pflegeversicherung (3,05 %), Arbeitslosenversicherung (2,5 %)	Lohnbuchhaltung

Diese Tabelle zeigt die zentralen Verantwortlichkeiten für eine rechtssichere Implementierung. Arbeitgeber aus dem Ausland, die keine Niederlassung in Deutschland haben, müssen einen bevollmächtigten Vertreter benennen, um die Anforderungen der gesetzlichen Krankenversicherungspflicht zu erfüllen.

Einige zentrale Aspekte, die besonders zu beachten sind:

Rechtliche Compliance: Der Gleichbehandlungsgrundsatz muss eingehalten werden, unabhängig von Geschlecht oder Behinderung.
Steuerliche Beratung: Eine fundierte steuerliche Beratung hilft, den Nutzen für Mitarbeitende zu maximieren und steuerliche Belastungen zu minimieren.
Dokumentation und Überwachung: Regelmäßige Kontrollen und eine lückenlose Dokumentation reduzieren rechtliche Risiken.

Gesundheitsleistungen entfalten ihren Nutzen nur dann, wenn sie auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt und rechtlich korrekt umgesetzt werden. Eine regelmäßige Anpassung an aktuelle gesetzliche Vorgaben ist entscheidend, um den gesamten Implementierungsprozess abzurunden.